La gestion parc automobile entreprise est notre quotidien. Nous sommes bien placés pour savoir que les gestionnaires de flotte de véhicules d’entreprise ont un métier complexe qui demande beaucoup (beaucoup, beaucoup) de flexibilité. Entre opérationnel et stratégique, nous allons voir que le métier de responsable flotte automobile est un rôle central constitué d’une grande diversité de tâches.
Gestionnaire de parc, quel métier !
En effet, les tâches administratives sont importantes et la to do list quotidienne bien chargée. Sauf que, vous n’êtes jamais à l’abri d’une panne ou d’un accident.
Plus la flotte d’entreprise est grande, plus des imprévus de ce type sont nombreux. Et c’est ainsi que dans votre planning bien rempli, vous vous retrouvez à caser un rdv par ci, un appel téléphonique par là… car il est bien sûr impensable de laisser un collaborateur sans solution. L’immédiateté est primordiale dans ces cas-là. Plus votre réactivité est grande, plus vite le conducteur aura un véhicule pour assurer sa mobilité et le bon déroulement de sa journée de travail. Les gestionnaires de flotte sont donc des acteurs incontournables de la rentabilité de l’entreprise.
Petit aperçu de la fiche de poste d’un gestionnaire de parc :
- Excellent gestionnaire de temps
- Admirable gestionnaire d’argent
- Grande capacité de flexibilité
- Bonne et rapide vision d’ensemble des priorités
- Savoir prendre des décisions
- Trouver la meilleure solution
- Veille informationnelle
- Capacité de recherches
- Constituer et rédiger un cahier des charges
- Avoir une aisance rédactionnelle
- Maîtriser le matériel technique
- Connaître la technicité des véhicules du parc
- Faire preuve de souplesse et en même temps de fermeté
- Sens de la communication
- Bonne gestion du stress
- Veille sur les lois en matière de transport
- Interagir et négocier avec les fournisseurs
- Gestion administrative des contrats, amendes,
- Assurer la proximité avec les conducteurs
- Prendre le temps de faire un reporting régulier du parc
Mais encore…
- Trouver le temps d’analyser les chiffres du parc
- Sensibiliser les conducteurs à la sinistralité
- Coordonner les entretiens des véhicules
- Penser aux permutations pneumatiques
- Organiser des véhicules relais
- Maîtriser les coûts du parc
- Etre force de proposition et trouver des axes d’amélioration de la gestion globale
- Assurer la responsabilité de la flotte
- Chapoter les ventes et retours concessions
- Organiser et veiller au bon déroulement des restitutions
- Superviser les livraisons de voitures
- Suivre quotidiennement le taux de disponibilité
- Piloter et planifier la gestion et traitement des véhicules endommagés
- Définir les besoins en renouvellement, évolution ou acquisition de parc de véhicules
- Procéder au renouvellement des véhicules en tenant les délais
- Contrôler les ordres de réparations : délais, coûts, prestataires…
- Suivre et contrôler la facturation
- Comparer les prix des loueurs et garages
- Piloter et planifier la gestion des véhicules immobilisés
- Gérer et étudier les coûts d’utilisation de véhicules (gestion, optimisation, consommation, externalisation…)
- Etablir un rapport du budget VS des frais réels engagés sur la flotte
- Jongler avec les disponibilités et délais de livraison des véhicules
- Gérer les cartes carburants
- Développer ses compétences en continu
- Veiller à la sécurité des conducteurs
- Connaître le monde de la voiture, des véhicules en général
- Enjeu QVT : être à l’écoute des besoins des collaborateurs
- Incarner le changements, les décisions et faire adhérer les conducteurs
- Être joignable en permanence
- Mise en place d’une car policy
- …
Voici une liste (non exhaustive du tout!) de l’ensemble des tâches entre lesquelles un bon gestionnaire de parc doit pouvoir et savoir jongler. Sa journée professionnelle peut-être très longue. D’autant plus que la plupart de ces tâches sont toutes importantes voir urgentes, établir des priorités fait partie des clefs de la réussite pour une bonne organisation du parc automobile.
Bonne gestion parc automobile entreprise : les clefs de la réussite
Comme nous avons pu le constater, le métier de responsable de parc demande des compétences techniques mais aussi relationnelles.
C’est grâce à sa rigueur, sa capacité d’organisation et son sens du service que le responsable de parc mène à bien l’ensemble des missions qui lui sont confiées. Nous pouvons distinguer ses fonctions selon deux types de tâches.
Dans un premier temps, pour un bon suivi du parc automobile, il y a la partie opérationnelle. Celle-ci comprend l’ensemble des activités procédurales et administratives comme par exemple : les commandes à passer, les contrats à suivre, les avenants à établir, les échéances à surveiller, etc.
Dans un second temps arrive le pôle stratégique. En d’autres termes, la réflexion sur les axes et idées d’amélioration de gestion de flotte. Cette partie est essentielle pour un suivi optimisé du parc de véhicules : achats, économies, optimisation, car policy…
Solution pour optimiser flotte automobile : la car policy ?
Grâce à une construction intelligente de la car policy, l’entreprise aspire à cocher de nombreuses cases :
- Motiver le salarié
- Améliorer les conditions de travail
- Réduire la sinistralité
- Développer la motivation
- Véhiculer une bonne image de marque employeur
- Fidéliser le salarié
En amont de la car policy, il y a le choix du véhicule qui sera déterminant aussi bien dans la stratégie de l’entreprise que dans l’intérêt des conducteurs.
Comment bien choisir véhicule flotte entreprise ?
Choisir une voiture qui répond aux besoins combinés du conducteur : professionnels et privés fait aussi partie d’une bonne car policy de qualité.
Par exemple, le type de véhicule ne sera pas le même en fonction du temps passé quotidiennement sur la route. Côté privé, idem selon si le salarié a des enfants, nombreux ou en bas âge … La morphologie ou les problèmes de dos peuvent aussi être un facteur déterminant dans le choix du véhicule. Nous pouvons pousser l’affinage plus loin en sélectionnant une boîte automatique ou manuelle selon le confort recherché, etc.
Il faut trouver le juste milieu, l’équilibre entre les besoins du conducteur et les avantages pour l’entreprise. Il est important que dans cette démarche, une relation gagnant-gagnant s’installe et que chacun puisse profiter d’avantages. Coopérer de manière intelligente participe à la réduction des coûts d’une flotte pour l’entreprise et à l’économie des coûts d’un véhicule pour le salarié. Grâce à un suivi optimisé de ces économies de flotte entreprise, le gestionnaire de flotte va pouvoir réinjecter ces gains autrement dans l’entreprise. Ces dépenses intelligentes vont pouvoir, par exemple, lui permettre d’acquérir de nouveaux outils de gestion parc automobile entreprise et atteindre plus facilement ses objectifs.
Suivi et optimisation flotte entreprise
Si ce ne sont pas tous, l’optimisation de la gestion parc automobile entreprise est une quête poursuivie par de nombreux responsables de parc. Entre atteinte des objectifs et temps de travail, le responsable flotte véhicule ne compte pas ses heures.
Cogytech, société de gestion de flotte automobile, vous conseille dans la rédaction de votre car policy. Nous vous soulageons dans votre gestion et le suivi de véhicules d’entreprise.
Nous nous engageons également à établir un diagnostic de votre parc pour ensuite pouvoir définir ensemble les axes d’amélioration afin d’optimiser les coûts de gestion du parc. De cette manière, vous pourrez profiter d’économie flotte automobile.
En plus de notre service de conseil en gestion de flotte, nous sommes également en capacité de prendre 100% en charge la gestion de flotte.
Vous pouvez nous contacter via notre formulaire de contact, par téléphone au 09 51 89 28 24 ou par mail contact@cogytech.com
Vous pouvez également prendre rendez-vous pour discuter autour d’un café !
Nous répondrons avec plaisir à vos questions 🙂