La car policy constitue la politique de mise à disposition de véhicules au sein d’une entreprise. Elle mentionne les règles à respecter concernant leur utilisation ainsi que la constitution de la flotte : modèles, options, carburant, etc…Sa mise en place est recommandée à partir d’une flotte de 50 véhicules. Son but est d’harmoniser l’utilisation des véhicules et simplifier la tâche à tous les acteurs concernés.
Si vous disposez d’une car policy existante, cela vous aidera pour sa mise à jour.
Création car policy : par ou commencer ?
Les questions à se poser avant de s’engager et de lancer le processus d’élaboration de la car policy sont nombreuses. Chez cogytech, votre gestionnaire de parc automobile local et indépendant, nous vous aidons à prendre ces décisions. En fonction de votre activité, des besoins de vos collaborateurs et de votre budget, nous vous conseillons sur le type de véhicules à commander.
Définir les objectifs de l’entreprise
Vous pouvez commencer par vous demander ce que vous recherchez pour votre flotte, c’est-à-dire quels sont vos objectifs ou vos axes d’amélioration.
Certaines sociétés visent des objectifs réglementaires, d’autres souhaitent optimiser leur bilan environnemental. Vous pouvez aussi avoir pour objectif premier d’améliorer les conditions de travail et la motivation de vos salariés via des avantages.
Dans ce cas, demandez-vous si vous recherchez plutôt un standing, plutôt une motorisation puissante, plutôt du confort, plutôt du pratique, de l’hybride ou du full électrique… Est-ce que vous souhaitez/pouvez attendre un délai de livraison plus ou moins long ou est-ce que vous souhaitez une livraison rapide. Bon à savoir, certains modèles de constructeurs sont plus rapidement disponibles à la livraison que d’autres.
Si vous préférez patienter et attendre un véhicule précis, nous pouvons vous aider dans la mobilité de la société grâce à notre service de location de véhicules pour les pros.Dans tous les cas, il est primordial de se fixer des échéances pour chaque étape. Il appartient au gestionnaire de parc de gérer et de définir une car policy répondant aux objectifs définis. La rédaction de la car policy concerne de nombreux départements dans une entreprise.
Les acteurs à mettre autour de la table
Le gestionnaire de flotte a pour rôle de faire le lien entre les parties prenantes.
Pas des moindres, cette casquette vise l’harmonisation et la mise en commun des objectifs de plusieurs services de l’entreprise, comme par exemple : direction générale, département logistique, achats, ressources humaines, finances… et aussi le département RSE !
Une fois les objectifs de chacun déterminés, le gestionnaire de parc les prend en compte et se charge de trouver une offre qui réponde à ces besoins.
Certaines sociétés souhaitent alléger leur bilan carbone et pourtant elles ne trouvent pas de VU électrique qui réponde à leurs besoins. Le choix du type de véhicule n’est pas toujours évident.
Car policy et choix du véhicule
La car policy permet, entre autre, de déterminer la liste des marques et modèles de véhicules parmi lesquels les salariés auront le choix. Elle permet donc de répondre à bon nombre de questions qui peuvent se poser en entreprise. Véhicule de segment supérieur et niveau de finition inférieur ou inversement ? Un véhicule moins élevé en gamme mais mieux équipé ou plutôt un véhicule plus prestigieux avec moins d’équipements ? Même véhicule pour tout le monde ou différent selon les collaborateurs ? Véhicule de fonction ou de société ? L’entreprise est-elle propriétaire ou locataire de sa flotte de véhicules ?
Car policy : quel type de véhicule choisir ?
Les questions à se poser sont nombreuses. Contrairement aux idées reçues, il n‘est pas toujours plus intéressant pour une entreprise de commander des lots de véhicules identiques. Cela dépend des usages des collaborateurs, tout comme le type de motorisation.
Électrique ou thermique : cela dépend des itinéraires de vos collaborateurs et du cadre dans lequel sera utilisé le véhicule. L’activité de la société ainsi que le poste occupé par le conducteur vont également être des éléments déterminants dans le choix des véhicules. Ce dernier dépend aussi du domaine d’activité de l’entreprise ainsi que des opérateurs terrains : ont-ils du matériel à transporter ? Parcourent-ils de longues distances ?
Par exemple, un collaborateur du service commercial d’une entreprise n’aura pas besoin du même type de véhicule qu’un collaborateur du service maintenance dont les missions nécessitent de transporter du matériel.
Face aux taxes environnementales, sur les émissions de CO2 et le poids du véhicule, les entreprises doivent parfois faire des choix au détriment de la qualité de travail des conducteurs. Le choix de motorisation du véhicule aura aussi un impact sur l’image de l’entreprise.
Impact sur l’image de l’entreprise
Pliées aux taxes environnementales, les entreprises doivent être vigilantes dans leur choix de véhicules. En revanche, il est difficile d’imposer une voiture moins confortable à un salarié parcourant plusieurs centaines de kilomètres par jour. Ceci joue un rôle aussi bien au niveau des conditions de travail des collaborateurs qu’au niveau de l’image de l’entreprise.
En effet, le véhicule électrique est souvent utilisé comme un atout pour valoriser la marque employeur ainsi qu’auprès des clients. Par ce moyen, les entreprises témoignent de leur engagement dans la transition énergétique.
Il faudra néanmoins, pour certaines entreprises, tester les différentes solutions que peuvent offrir le marché aujourd’hui. Comme par exemple circuler à l’hydrogène.
Tester plusieurs motorisations demande du temps et de l’argent mais permet aussi de s’approprier la méthode la plus adaptée à son activité, son marché, ses collaborateurs… Faire adhérer les conducteurs est aussi une grosse partie du travail à prendre en compte.
Modalités d’utilisation des véhicules
Le cadre d’utilisation du véhicule est à définir précisément : est-ce qu’on parle de véhicules de société, à utiliser strictement dans le cadre professionnel ou plutôt de voitures de fonction dont l’usage personnel est autorisé. Certaines entreprises utilisent le véhicule de fonction pour attirer ou fidéliser des talents, cela peut être un facteur de motivation et d’amélioration de la qualité de vie au travail.
Il y a-t-il un véhicule par conducteur ou est-ce que le partage de véhicule est envisageable ? Dans ce cas, il est important de définir des règles d’attribution et processus d’utilisation du véhicule : qui s’occupe de nettoyer le véhicule ? Quelles sont les modalités pour faire le plein de carburant du véhicule ?
En cas de motorisation électrique, la question de la recharge se pose. Il y a-t-il des bornes de recharge au sein de l’entreprise ? Ces bornes prévues pour la recharge des véhicules de l’entreprise pourront-elles aussi être utilisées pour la recharge des véhicules personnels des salariés ? Sous quelles conditions tarifaires ?
Consommation, autonomie, temps de recharge, lieu de recharge… des véhicules électriques d’entreprise demandent encore plus de rigueur et d’organisation que des véhicules thermiques. La car policy doit être d’autant plus précise pour une bonne compréhension et application des cas d’usages.
Application de la car policy : quelles méthodes ?
Aux services RH et communication interne de faire preuve de pédagogie pour faire adhérer les salariés. Il fait partie de leurs rôles de trouver des ambassadeurs ou moyens capables de transmettre motivation et enthousiasme.
Si votre société dispose d’un intranet, il est intéressant d’y créer un onglet concernant les véhicules pour y ajouter toutes les informations relatives. De manière générale, il est important qu’ils aient accès à un maximum d’informations pour faciliter le travail du gestionnaire de parc et minimiser ses sollicitations.
En d’autres termes, savoir communiquer, transmettre suffisamment d’informations et bien sûr présenter une offre convaincante aux collaborateurs. Certes tout cela prend du temps mais ce sont des démarches essentielles pour faire de votre car policy un réel atout pour votre entreprise.
Car policy, avantages entreprise
Véritable outil de communication interne, elle permet de faciliter la tâche au gestionnaire de parc, à condition qu’elle soit bien ficelée. Conseillée à partir de 50 véhicules en parc, elle permet de fluidifier la gestion et les process liés aux véhicules d’entreprise.
Il est important d’y rédiger les détails concernant les véhicules d’entreprises, de la commande, l’attribution, l’utilisation jusqu’à la restitution. Les choix de marques, modèles et modalités des véhicules sont notamment fixés dans la car policy.
Une car policy bien ficelée permet à l’entreprise de maîtriser les coûts voir réaliser des économies ! En effet, une bonne gestion du parc d’entreprise réduit le TCO (coût total du véhicule) tout comme des conducteurs avertis et sensibilisés. Par exemple, en fonction du type de conduite, plus ou moins nerveuse, le conducteur utilisera plus de carburant ou d’énergie. Cela coûtera plus cher à l’entreprise. Pour pallier ce phénomène, vous pouvez leur faire suivre une formation sécurité routière.
Car policy, la check-list à retenir
En résumé, voici les éléments clés à définir clairement pour chaque partie afin d’obtenir une car policy efficace
Les règles d’attribution : Quels collaborateurs sont éligibles ? Le véhicule est-il inclus dans la rémunération ?
La zone géographique, la durée et le nombre de kilomètres autorisés
La gestion du budget carburant
Les normes de sécurité et les interdictions, voir les sanctions
Les règles en cas d’utilisation privée du véhicule : Comment se passe le week-end ou les vacances ? Qui peut conduire le véhicule ?
Les modalités en cas de changement de véhicule ou d'évolution de poste
Le déroulé pour l’entretien du véhicule : révisions, permutations pneumatiques…
Le process à suivre en cas de vol, panne ou accident
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