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Il y a d’un côté les entreprises qui appréhendent le moment de la restitution, qui ont peur de payer des frais injustifiés. Et de l’autre côté se trouvent les loueurs qui ont peur de récupérer des épaves qu’ils peinent à revendre. 

Notre but, à travers cet article, est de vous simplifier la vie en vous expliquant certaines règles de base. Nous rassemblons toutes les informations à savoir pour une restitution de véhicule d’entreprise. Et cela afin d’éviter les mauvaises surprises des frais facturés en fin de contrat.

Pour préparer votre rendez-vous et éviter que celui-ci ne donne lieu à un litige, nous vous donnons quelques astuces pour préparer votre restitution de véhicule.

Négocier avec le loueur en amont

Les conditions des loueurs sont de plus en plus drastiques : “C’est comme si on nous demandait de rendre les véhicules en état neuf!” selon un gestionnaire de parc.

C’est pourquoi, il est primordial de négocier votre contrat de location avec les loueurs. Franchise pour les frais de restitution, taux utilisés pour calculer ces frais, coup de la main d’œuvre selon le temps de réparation…

Assurez-vous que le cahier des charges de la restitution soit bien défini et que les informations énumérées sont claires. De cette manière, vous pouvez éviter des incompréhensions lors de la restitution des véhicules d’entreprise.

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Voici un exemple des différentes catégories d’un cahier des charges de restitution :

  • Peinture : impacts, rayures, agressions chimiques
  • Feux d’origine : rayures, cassures
  • Surfaces vitrées : impact dans le champ de vision
  • Carrosserie : enfoncements, pièces à remplacer, rayures, fissures, cassures, boucliers
  • Sellerie et habitacle
  • Roues et pneumatiques

Pour chacun de ces éléments, chaque loueur a ses propres critères. La personne responsable de l’inspection du véhicule se base sur ce cahier des charges, fourni par le loueur.

Vous pourrez, dans certains cas, constater que ce n’est pas parce que le loyer mensuel d’un véhicule est plus cher qu’un autre que ce véhicule sera forcément plus onéreux, à long terme.

Afin d’avoir une vision plus juste des dépenses liées à la mobilité des salariés de votre entreprise, nous vous conseillons de calculer votre TCM.

Le rôle de l’inspecteur restitution

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Missionné par le loueur mais totalement indépendant, l’expert se trouve en position neutre entre le conducteur et le loueur Il applique simplement des consignes en comparant l’état du véhicule restitué aux critères de restitution du loueur.

Chaque société de location a son propre cahier des charges de restitution qui énumère les dégradations tolérées et le degré de tolérance en fonction de plusieurs éléments du véhicule. Sur ce document, un distinguo doit être fait entre l’usure normale du véhicule, en fonction de son âge et kilométrage, ainsi que les usures réelles.

Le rôle de l’expert restitution est donc simplement de relever les dégâts ou usures sur le véhicule en appliquant les critères du loueur.

Il prend des photos de l’ensemble du véhicule, intérieur comme extérieur, selon le cahier des charges du loueur. Elles font foi pour l’établissement de son rapport de restitution.

Mais, dans certains cas, les loueurs appliquent des mesures non nécessaires en fonction du rapport d’inspection. Exemple, remplacer un élément entièrement alors que celui-ci pourrait être réparé et .. engendrer des frais moindres !

Réparer plutôt que remplacer

Anticipez les frais de restitution : faites un check up de votre véhicule avant votre rendez-vous. De cette manière, vous identifiez les potentielles facturations liées à de la saleté incrustée ou à des dégâts facilement réparables.

Exemple : un siège est abîmé, par une éraflure ou un trou de cigarette, le réflexe du loueur va être de remplacer le siège intégralement.

Quand c’est possible, essayez de réparer le siège en amont de votre rendez-vous restitution ! Votre prestataire externe de gestion de parc Cogytech travaille avec des artisans pour ce genre d’opérations. Cela, afin d’éviter des frais inutiles à nos clients. 

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Pour éviter les dégâts, vous pouvez également sensibiliser vos collaborateurs aux sinistres et à l’entretien du véhicule avec des objectifs motivants.

Il y a d’autres critères qui, par contre, sont sans équivoque et le remplacement est nécessaire. Par exemple pour vos pneumatiques : entailles, coupures, hernies, présence d’un corps étranger, dans ce cas le pneu est systématiquement remplacé.

Pour faire simple, quand c’est irréversible, c’est facturé.

 Maintenant que vous savez comment préparer votre véhicule à la restitution, nous vous donnons encore quelques astuces pour le jour J.

Restitution véhicule : ce qu’il faut savoir

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Avec le durcissement dans la facturation des frais de restitution, vous n’avez pas le droit à l’erreur lors de la remise des clés de votre véhicule d’entreprise.

Afin d’être le plus irréprochable possible, et donc limiter frais restitution, nous vous donnons une quelques astuces :

Pensez à réaliser les contrôles techniques et anti-pollution obligatoires : votre gestionnaire de parc est là pour ne louper aucune échéance

Nettoyez votre véhicule à l’intérieur et à l’extérieur : la sellerie et les garnitures intérieures (moquettes, surfaces de tableau de bord, revêtements de toit et de portières) doivent être en bon état.

Préservez vos données privées en effaçant vos données GPS.

Détruisez vos cartes de service, en cas d’utilisation frauduleuse c’est votre responsabilité qui sera engagée.

La plupart des loueurs souhaitent une restitution de véhicules équipés en pneus été (même en plein hiver). Préparez-vous donc aussi à cette éventualité en fonction de la date de la restitution de votre véhicule. Certains loueurs acceptent uniquement certaines marques de pneus pour la restitution des véhicules ! En général, les pneumatiques doivent être identiques à ceux de la monte d’origine.

Contrôlez les éléments de sécurité comme le niveau d’huile, l’état des phares ou des pneus.

Voici donc les éléments liés directement à votre véhicule qui vous permettent d’éviter certaines surfacturations. À ceux-ci s’ajoutent des critères administratifs.

Le jour de la restitution, munissez-vous de plusieurs éléments, à laisser dans le véhicule ou à donner à la personne responsable. À savoir : 

  • Original du certificat d’immatriculation
  • Clés et double de clés du véhicule, ou cartes magnétiques
  • Carte accréditive
  • Documents d’assurance et carte verte 
  • Carte carburant ou de recharge électrique
  • Carnet d’entretien constructeur
  • Dispositif de déblocage d’antivol des roues
  • Badge de télépéage

Remettez-les à l’expert et pensez à cocher la case prévue à cet effet sur le PV de restitution. Si l’un d’eux est manquant, cela peut amener à une facturation.

Aussi, si vous ne pouvez pas être présent au rdv, pensez à prévenir et à le déplacer. Des frais vous seront facturés le cas échéant.

Comme vous le constatez, le moindre manquement peut amener à des frais supplémentaires pour votre restitution. Voyons maintenant comment sont traités ces frais restitution véhicule en fin de contrat.

Restitution et frais de fin de contrat

Cogytech accompagne les conducteurs lors de la restitution de leurs véhicules. De cette manière, nous nous assurons qu’il n’y a pas d’abus ou de surfacturation de la part de l’expert.

Suite au rdv de restitution plusieurs documents sont émis : le rapport d’inspection, les photos du véhicule ainsi que le chiffrage des frais de dépréciation.

L’expert, en fonction du cahier des charges du loueur, va prendre un certain nombre de photos qui seront ensuite analysées. Les photos ne sont pas prises au hasard, chaque partie de votre véhicule est minutieusement analysée afin que le rapport d’expertise soit le plus précis possible. Les photographies doivent être envoyées par mail à votre gestionnaire de parc. 

Selon le rapport d’expertise, un bilan est établi entre le kilométrage sur lequel est basé le loyer mensuel et le réel. Chaque 10 km supplémentaires est facturé un certain montant par les loueurs.

C’est en fonction de ce bilan que la facture finale est établie. Il peut aussi donner lieu à un avoir. Votre gestionnaire de parc vérifie la bonne cohérence entre ce qui a été expertisé et la facture finale, ou l’avoir. Et également, si le loueur a respecté ses engagements énoncés sur le cahier des charges.

Bon à savoir : si votre véhicule est irréprochable mais que la facture est conséquente, pensez à vérifier l’immatriculation. Assurez-vous qu’il n’y a pas une inversion avec un autre véhicule de votre entreprise ! 

Dans certains cas, le conducteur peut racheter son véhicule. Attention, cela ne vaut pas toujours le coup.

 

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Nous répondrons avec plaisir à vos questions 🙂